Хранение бухгалтерских документов может быть выгодным. Как показывает практика, выбор оптимального способа хранения позволяет компании значительно снизить финансовые затраты, а бухгалтеру – наконец-то заняться выполнением сугубо профильных задач. Что выгоднее: хранить бухгалтерские документы в офисе или доверить их третьим лицам? Предлагаем реальные расчеты из реальной практики.
Что на самом деле предлагают архивные компании
Первый вопрос, который возникает при выборе способа хранения: а может ли хранение документов в принципе быть выгодным для компании? Да, но только в том случае, если вы смогли правильно оценить издержки, просчитать возможные риски и определить ответственность сторон для разных методик хранения.
Выбор невелик: либо документы нагромождают офисное пространство, либо отправляются на хранение в специализированную компанию, которая за определенную плату готова и днем, и ночью заботиться о сохранности важной бухгалтерской информации.
При хранении документов на своей территории обычно складываются две типичные ситуации. Чаще всего многотомные собрания бухгалтерских «сочинений» занимают рабочие стеллажи, которые со временем начинают притеснять сотрудников бухгалтерии. Если руководитель компании оказался достаточно проницательным, то для хранения бухгалтерской документации выделяется архивное помещение, где трудится специально обученный персонал. Затраты на содержание подобного архива индивидуальны для каждой организации.
Архивные компании предлагают услуги по внеофисному хранению документов и сопутствующее обслуживание архива в специально оснащенных и круглосуточно охраняемых архивных хранилищах. При этом вы можете выбрать среди разных видов хранения документов, для каждого из которых установлен свой ценник.
Хранение документов в архивных коробах.
Документы помещаются в обезличенные архивные короба средней вместимостью до 5 папок «Корона». Короба маркируются и получают уникальный идентификатор (штрихкод), позволяющий вести последующий учет документов. Плата взимается ежемесячно в зависимости от количества переданных коробов (1 короб = до 5 папок «Корона»). Цена вопроса: в среднем 1 короб = не более 34 руб. в месяц.
Хранение документов в архивном сейфе.
Вы получаете в пользование обособленный архивный бокс, оснащенный всеми необходимыми системами безопасности. Доступ к нему имеют только уполномоченные лица компании. За клиентом остается право выбора, в каком виде будут храниться документы внутри сейфа: в коробах, связках, россыпью и т.д. Цена вопроса: 1 месяц аренды (для бокса вместимостью не менее 500 папок «Корона») = 9000 руб.
Аренда архивных площадей.
Архивная компания выделяет нужное количество квадратных метров полностью оборудованного архивного хранилища, имеющего независимые точки входа. Доступ имеет исключительно клиент. Стоимость аренды зависит от местоположения архивного хранилища и общего метража занимаемой площади. Цена вопроса: 1 кв. м = от 520 руб. в месяц.
Доставка документов. При расчете реальной стоимости услуг архивной компании нельзя забывать о доставке. Она является одной из наиболее востребованных услуг из дополнительного перечня, так как в случае проверки контролирующими органами и иными инстанциями может потребоваться незамедлительная реакция. Архивные компании предоставляют несколько видов доставки. Цена вопроса: от 300 до 1800 руб. за 1 поездку (исключая самовывоз):
•Стандартная доставка: на следующий день с момента заказа.
•Срочная доставка: в течение 3 часов с момента заказа.
•Неприоритетная доставка: в течение 5 рабочих дней с момента заказа.
•Самовывоз: документы можно забрать в любое рабочее время.
В итоговом ценнике по желанию клиента могут появиться и другие дополнительные услуги. Как правило, средняя комплексная стоимость ежемесячного обслуживания документов, переданных на хранение в архивную компанию, составляет от 10 до 30% от стоимости ежемесячного хранения.
Оцениваем затраты: хранение документов в офисе и на территории архивной компании
При анализе денежных затрат на самостоятельное хранение и передачу документов на внеофисное хранение специализированной компании существует распространенная ошибка. Обычно из расчетов исключается все, кроме стоимости аренды архивных площадей. Ущербность такого подхода очевидна: он не отражает реальные ежемесячные издержки на поддержание архива в рабочем состоянии.
Передавая документы на хранение профессионалам, вы уже завтра сможете встать на путь экономии денежных ресурсов. Внеофисное хранение документов позволит обеспечить полную сохранность и конфиденциальность информации, а также сделает работу с документами более оперативной и контролируемой. Все важные для клиента условия хранения документов предусматриваются договором.
Что на самом деле предлагают архивные компании
Первый вопрос, который возникает при выборе способа хранения: а может ли хранение документов в принципе быть выгодным для компании? Да, но только в том случае, если вы смогли правильно оценить издержки, просчитать возможные риски и определить ответственность сторон для разных методик хранения.
Выбор невелик: либо документы нагромождают офисное пространство, либо отправляются на хранение в специализированную компанию, которая за определенную плату готова и днем, и ночью заботиться о сохранности важной бухгалтерской информации.
При хранении документов на своей территории обычно складываются две типичные ситуации. Чаще всего многотомные собрания бухгалтерских «сочинений» занимают рабочие стеллажи, которые со временем начинают притеснять сотрудников бухгалтерии. Если руководитель компании оказался достаточно проницательным, то для хранения бухгалтерской документации выделяется архивное помещение, где трудится специально обученный персонал. Затраты на содержание подобного архива индивидуальны для каждой организации.
Архивные компании предлагают услуги по внеофисному хранению документов и сопутствующее обслуживание архива в специально оснащенных и круглосуточно охраняемых архивных хранилищах. При этом вы можете выбрать среди разных видов хранения документов, для каждого из которых установлен свой ценник.
Хранение документов в архивных коробах.
Документы помещаются в обезличенные архивные короба средней вместимостью до 5 папок «Корона». Короба маркируются и получают уникальный идентификатор (штрихкод), позволяющий вести последующий учет документов. Плата взимается ежемесячно в зависимости от количества переданных коробов (1 короб = до 5 папок «Корона»). Цена вопроса: в среднем 1 короб = не более 34 руб. в месяц.
Хранение документов в архивном сейфе.
Вы получаете в пользование обособленный архивный бокс, оснащенный всеми необходимыми системами безопасности. Доступ к нему имеют только уполномоченные лица компании. За клиентом остается право выбора, в каком виде будут храниться документы внутри сейфа: в коробах, связках, россыпью и т.д. Цена вопроса: 1 месяц аренды (для бокса вместимостью не менее 500 папок «Корона») = 9000 руб.
Аренда архивных площадей.
Архивная компания выделяет нужное количество квадратных метров полностью оборудованного архивного хранилища, имеющего независимые точки входа. Доступ имеет исключительно клиент. Стоимость аренды зависит от местоположения архивного хранилища и общего метража занимаемой площади. Цена вопроса: 1 кв. м = от 520 руб. в месяц.
Доставка документов. При расчете реальной стоимости услуг архивной компании нельзя забывать о доставке. Она является одной из наиболее востребованных услуг из дополнительного перечня, так как в случае проверки контролирующими органами и иными инстанциями может потребоваться незамедлительная реакция. Архивные компании предоставляют несколько видов доставки. Цена вопроса: от 300 до 1800 руб. за 1 поездку (исключая самовывоз):
•Стандартная доставка: на следующий день с момента заказа.
•Срочная доставка: в течение 3 часов с момента заказа.
•Неприоритетная доставка: в течение 5 рабочих дней с момента заказа.
•Самовывоз: документы можно забрать в любое рабочее время.
В итоговом ценнике по желанию клиента могут появиться и другие дополнительные услуги. Как правило, средняя комплексная стоимость ежемесячного обслуживания документов, переданных на хранение в архивную компанию, составляет от 10 до 30% от стоимости ежемесячного хранения.
Оцениваем затраты: хранение документов в офисе и на территории архивной компании
При анализе денежных затрат на самостоятельное хранение и передачу документов на внеофисное хранение специализированной компании существует распространенная ошибка. Обычно из расчетов исключается все, кроме стоимости аренды архивных площадей. Ущербность такого подхода очевидна: он не отражает реальные ежемесячные издержки на поддержание архива в рабочем состоянии.
Передавая документы на хранение профессионалам, вы уже завтра сможете встать на путь экономии денежных ресурсов. Внеофисное хранение документов позволит обеспечить полную сохранность и конфиденциальность информации, а также сделает работу с документами более оперативной и контролируемой. Все важные для клиента условия хранения документов предусматриваются договором.
ГЛАВНАЯ
